Rechnungsprüfung
OCR liest Eingangsrechnungen aus und gleicht sie automatisch mit Verträgen und Preislisten ab. Nur Abweichungen landen bei Ihnen.
▲ Bis zu 80 % Zeitersparnis
Details ansehen →
✦ KI-Automatisierung · Made for Mittelstand
Weniger Verwaltung.
Mehr Ergebnis.
makeFLOWeasy automatisiert Rechnungsprüfung, E-Mails, Stundenzettel, Mahnwesen und mehr – damit Sie und Ihr Team sich aufs Kerngeschäft konzentrieren können. Ohne IT-Wissen. Ohne Projektmonate.
30-Min-Erstgespräch · unverbindlich & kostenlos · keine Kreditkarte nötig
8 h
Ø Zeitersparnis pro Woche
120+
KMU vertrauen uns
13
KI-Services verfügbar
~2 min
Setup-Aufwand pro Service
Das Problem
Kommen Ihnen diese Situationen bekannt vor?
Im Mittelstand frisst die Verwaltung Zeit, die für Kunden und Wachstum fehlt. Der Bitkom Digital Office Index zeigt seit Jahren, dass papierbasierte Prozesse nach wie vor der größte Zeitfresser sind. Drei Sätze, die wir täglich hören:
„Der Papierkram frisst meine Zeit."
Rechnungen prüfen, Stundenzettel erfassen, E-Mails sortieren, Belege buchen – statt Aufträge abzuarbeiten und Kunden zu betreuen.
Ø 12 h/Woche im Büro„Fehler kosten uns Geld und Nerven."
Überhöhte Rechnungen, vergessene Mahnungen, übersehene Anfragen – manuelle Routine erzeugt teure menschliche Fehler.
Ø 340 € je Fehlerfall„Für IT-Projekte fehlen Ressourcen."
Teure Software, lange Einführungsprojekte, kein eigenes IT-Personal. So bleibt der Mittelstand bei der Digitalisierung zu oft zurück.
67 % der KMU betroffen
Die Lösung
In 3 Schritten zur automatisierten Routine
Kein Software-Projekt, kein IT-Team. Wir übernehmen die Einrichtung – Sie arbeiten weiter in Ihren gewohnten Tools.
1
Potenzialcheck
Im kostenlosen 30-Minuten-Gespräch finden wir gemeinsam die Routineaufgaben mit dem größten Zeitfresser-Potenzial in Ihrem Betrieb.
2
Wir richten ein
Wir konfigurieren die passenden KI-Services und binden sie an Ihre bestehenden Systeme an – E-Mail, WhatsApp, DATEV, Praxis- oder Branchensoftware.
3
Sie sparen Zeit
Ab Tag eins läuft die Routine automatisch. Nur Ausnahmen landen bei Ihnen – mit voller Transparenz und Kontrolle über jeden Vorgang.
Unsere KI-Services
13 Services für Ihren Büroalltag – sofort einsetzbar
Alle Services laufen DSGVO-konform, integrieren sich in Ihre bestehenden Systeme und brauchen kein IT-Knowhow. Filtern Sie nach Ihrer Branche:
E-Mail-Organisation
Eingehende E-Mails werden in Echtzeit klassifiziert, Vorgängen zugeordnet und Standardanfragen automatisch beantwortet.
▲ Bis zu 70 % weniger Aufwand
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Mahnwesen
Zahlungserinnerungen gehen termingerecht und im passenden Ton raus. Ein KI-Score zeigt, welche Forderungen kritisch sind.
▲ Höhere Zahlungsquote, bessere Liquidität
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Belegverarbeitung
Belege per Foto, PDF oder Papier werden erkannt, kontiert, auf Duplikate geprüft und direkt nach DATEV oder Lexware exportiert.
▲ Monatsabschluss in Stunden statt Tagen
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Retourenmanagement
Retourengründe werden per Text- und Bildanalyse klassifiziert, Standardfälle automatisch gutgeschrieben, Betrugsmuster erkannt.
▲ Bis zu 60 % geringere Bearbeitungskosten
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Customer Service
Ein KI-Assistent nimmt Anrufe und E-Mails 24/7 entgegen, beantwortet Standardfragen, dokumentiert und eskaliert Notfälle.
▲ Volle Erreichbarkeit ohne Mehrpersonal
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Lead- & Kontaktpflege
Kontaktdaten werden validiert, Duplikate erkannt und CRM-Datensätze automatisch angereichert und aktuell gehalten.
▲ Saubere CRM-Daten als Vertriebsbasis
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Social-Media-Automatisierung
Aus bestehenden Inhalten entstehen reichweitenstarke LinkedIn-Posts, die zum optimalen Zeitpunkt veröffentlicht werden.
▲ Expertenstatus ohne täglichen Aufwand
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Stundenzettel & Rechnung
Handgeschriebene Stundenzettel werden per OCR erfasst, mit Projektdaten abgeglichen und automatisch abgerechnet.
▲ Bis zu 5 h Zeitersparnis pro Woche
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Krankenstandsflow
Krankmeldungen werden digital zwischen Mitarbeiter, Krankenkasse und Steuerberater koordiniert – inklusive Fristen-Erinnerung.
▲ Keine verpassten Meldefristen mehr
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Angebotserstellung
Der Handwerker spricht Leistungen und Material kurz ein – die KI macht daraus ein fertiges Angebot und versendet es per WhatsApp.
▲ Angebot in unter 2 Minuten
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Reisekostenabrechnung
Belege werden per App erfasst, mit Kreditkartenauszügen abgeglichen und steuerkonform für den Steuerberater aufbereitet.
▲ Minuten statt Stunden im Monat
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Ausschreibungsanalyse
Die KI überwacht Vergabeportale, analysiert passende Ausschreibungen und liefert täglich eine priorisierte Liste mit Fit-Score.
▲ Keine relevante Ausschreibung verpassen
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Für diese Branche zeigen wir gern alle passenden Services im Erstgespräch.
Für Ihre Branche
Wir sprechen die Sprache Ihres Betriebs
Vier Branchen, ein gemeinsames Problem: wenig Zeit, kaum IT-Ressourcen, viel wiederkehrende Verwaltung.
Handwerk
Installateure, Elektriker, Heizungsbauer, Maler: Angebote, Stundenzettel und Rechnungen automatisiert – direkt von der Baustelle.
Lösung ansehen →Immobilien
Hausverwaltungen, Bauträger, Makler: Rechnungsprüfung, Mieter-Kommunikation und 24/7-Notfallannahme ohne Mehrpersonal.
Lösung ansehen →Gesundheit & Therapie
Physio-, Ergo- & Heilpraxen: E-Mail-Flut, Terminanfragen und Rezeptthemen automatisiert – mehr Zeit für Patienten.
Lösung ansehen →Handel
Einzel-, Online- & Großhandel: Retouren, Belege, CRM-Pflege und Customer Service – skalierbar mit Ihrem Wachstum.
Lösung ansehen →Reisebüros
Reisebüros und Reiseveranstalter: Anfragen automatisch klassifizieren, Belege digital, 24/7-Erreichbarkeit für Buchungsnotfälle.
Lösung ansehen →Kanzleien
Steuer-, Anwalts- und Beratungskanzleien: Mandantenkommunikation automatisieren, Fristen im Blick, Sekretariat entlasten.
Lösung ansehen →
Messbare Ergebnisse
Zahlen, die im Betrieb ankommen
Typische Resultate aus Pilotprojekten mit Betrieben aus unseren Zielbranchen.
8 h
Zeitersparnis pro Woche
−85 %
manuelle Rechnungsprüfung
2 h
Monatsabschluss statt 3 Tage
120+
KMU automatisieren mit uns
★★★★★
„Unsere Stundenzettel waren ein Albtraum. Heute fotografiert das Team sie ab – die Abrechnung steht abends von selbst. Das spart uns locker einen halben Bürotag pro Woche."
Inhaber, Elektrobetrieb
★★★★★
„85 % unserer Eingangsrechnungen prüft die KI automatisch gegen den Wartungsvertrag. Meine Mitarbeiterin kümmert sich nur noch um die echten Ausnahmen."
Geschäftsführerin, Hausverwaltung
★★★★★
„Die Rezeption versinkt nicht mehr in E-Mails. Terminbestätigungen laufen automatisch, komplexe Fälle landen sauber sortiert bei uns. Patienten bekommen schneller Antwort."
Leitung, Physiotherapiepraxis
Preise
Transparent & modular – Sie zahlen nur, was Sie nutzen
Starter
Für den Einstieg mit einer Routineaufgabe
ab 149 € /Monat
zzgl. einmaliger Einrichtung · monatlich kündbar
- 1 KI-Service Ihrer Wahl
- Einrichtung & Systemanbindung
- E-Mail-Support
- DSGVO-konform inkl. AVV
★ Beliebteste Wahl
Professional
Für Betriebe, die mehrere Prozesse entlasten wollen
ab 449 € /Monat
zzgl. einmaliger Einrichtung · monatlich kündbar
- Bis zu 5 KI-Services frei kombinierbar
- Prioritäts-Support & persönlicher Ansprechpartner
- Anbindung an DATEV, CRM & Branchensoftware
- Quartals-Optimierungsgespräch
Business
Für volle Automatisierung über alle Bereiche
individuell
maßgeschneidertes Angebot nach Potenzialcheck
- Alle 13 KI-Services verfügbar
- Individuelle Workflows & Schnittstellen
- Dedizierter Onboarding-Manager
- SLA & Service-Reporting
FAQ
Häufige Fragen zum KI-Einstieg
Brauche ich IT-Kenntnisse, um makeFLOWeasy zu nutzen?
Nein. Wir richten jeden Service vollständig für Sie ein und binden ihn an Ihre bestehenden Systeme an. Sie arbeiten weiter mit Ihren gewohnten Tools – E-Mail, WhatsApp, Praxis- oder Branchensoftware. Kein neues Programm, das Ihr Team lernen muss.
Sind meine Daten DSGVO-konform geschützt?
Ja. Alle Services laufen vollständig DSGVO-konform, die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland. Wir orientieren uns an den BSI-Empfehlungen zur sicheren KI-Nutzung. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und volle Transparenz darüber, welche Daten wie verarbeitet werden.
Wie schnell ist ein Service einsatzbereit?
Die meisten Services sind innerhalb weniger Tage produktiv. Ihr Aufwand pro Service liegt im Schnitt bei rund zwei Minuten – die Konfiguration und Anbindung übernehmen wir komplett.
Behalte ich die Kontrolle über die automatisierten Vorgänge?
Vollständig. Die KI erledigt die Routine, doch jeder Vorgang wird lückenlos dokumentiert. Ausnahmen, Abweichungen und kritische Fälle landen weiterhin bei Ihren Mitarbeitern – Sie entscheiden, wie viel automatisch freigegeben wird.
Lässt sich makeFLOWeasy mit DATEV, meinem CRM oder meiner Branchensoftware verbinden?
Ja. Wir bieten Schnittstellen unter anderem zu DATEV, Lexware, SAP sowie gängigen CRM-Systemen wie Salesforce, HubSpot und Pipedrive. Welche Anbindung für Ihren Betrieb sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.
Was passiert im kostenlosen Erstgespräch?
In 30 Minuten schauen wir gemeinsam auf Ihre Abläufe und identifizieren die Routineaufgaben mit dem größten Einsparpotenzial. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, welche Services sich für Sie lohnen – unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
Jetzt starten
Finden Sie heraus, was sich in Ihrem Betrieb automatisieren lässt.
Buchen Sie Ihren kostenlosen KI-Potenzialcheck. 30 Minuten, in denen wir gemeinsam die größten Zeitfresser in Ihrer Verwaltung aufspüren.
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- Konkrete Einschätzung statt Verkaufsgespräch
- Antwort innerhalb von 24 Stunden